¿CÓMO REDACTAR DOCUMENTOS EMPRESARIALES?
¿Sabías que escribir mal puede afectar la productividad de una empresa?
Los formatos que se emplean en los contextos empresariales son diversos y con características muy concretas, todos ellos tienen el propósito de comunicar los actos administrativos internos y externos, además de dar soporte y garantizar la conservación de la información.
Desde esta perspectiva, escribir mal dificulta la productividad de una empresa en tanto que requiere más tiempo para comprender textos largos y confusos.
La escritura también es una carta de presentación.
La imagen profesional y personal adquiere un mayor nivel.
Evidencia profesionalismo y claridad en la comunicación.
Correos electrónicos, informes, cartas, actas, presentaciones, entre otros, son algunos de los formatos que circulan y más se emplean en los ambientes empresariales. De su redacción dependerá la eficacia comunicativa, la realización de acciones acertadas y la buena relación entre el personal implicado.
Redactar documentos empresariales es una función básica de la cotidianidad de este contexto, hacerlo bien permite aumentar la productividad y generar mayor asertividad en la comunicación.
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5 recomendaciones para redactar documentos empresariales
1. Identifica el perfil de la persona a quien dirigirás el texto
Esto te permitirá decidir qué decir (argumentos, datos, explicaciones) y cómo decirlo (lenguaje, tono y estructura).
2. Reconoce las características del documento empresarial que vas a escribir
Cada formato tiene un propósito y un estilo diferente, conocerlos es importante para tener claridad del tono que se empleará, la extensión y la información que se proporcionará.
3. Escribe de manera concisa, clara y directa
Los textos son confusos cuando se da información que no es pertinente ni específica; en este punto la ortografía determina, en gran medida, la comprensión del documento.
4. Estructura párrafos que desarrollen una idea concreta
Los párrafos sirven para organizar la información, en cada uno se inicia con lo más importante y luego se detalla. Un párrafo que incluya más una idea y supere las 15 líneas genera confusión y demanda más tiempo del necesario.
5. Lee el documento antes de remitirlo
Revisar el contenido continuamente es clave para reconocer los errores ortográficos, la pertinencia de la información y otros elementos asociados a la claridad y propósitos del texto.
Para mejorar y fortalecer la redacción en contextos empresariales, es importante leer constantemente, sobre todo acerca de temas relacionados con el área en la que te desempeñas, de esta manera adquirirás vocabulario, expresiones y conocimiento que te servirá para escribir mejor tus documentos.
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