¿CÓMO ESCRIBIR UNA CARTA FORMAL?
Escribir una carta formal es una actividad que se realiza frecuentemente en el contexto empresarial, en muchas ocasiones es el medio para establecer un primer contacto con una persona o con una empresa, por ello, el contenido, la ortografía, la puntuación y el estilo del mensaje deben ser adecuados.
Debido a que las cartas pueden ser utilizadas para variados propósitos y dirigidas a diversos tipos de personas, es importante que conserve una estructura general y un cuidado en el lenguaje.
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Es un documento empleado para las comunicaciones de carácter personal o protocolario, comunica un hecho en particular y se redacta con un lenguaje formal, claro y preciso.
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Desarrolla un solo tema por comunicación.
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Debe incluir un tratamiento cortés y respetuoso.
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Emplea un estilo gramatical, sencillo, natural y continuo.
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Su redacción debe ser precisa, concreta, clara y concisa.
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El formato general se puede adaptar al estilo de la empresa.
Ofrecer algún servicio
Realizar reclamos o requerimientos
Dar respuesta a una comunicación recibida
Recomendar o presentar personas
Declinar ofertas y propuestas
Ofrecer excusas, agradecimientos y condolencias
Manifestar motivaciones o intereses
Organizacionales: se llevan a cabo en el contexto de una organización, entidad o institución, ya sea pública o privada. Son de carácter formal.
Oficiales: se producen en escenarios asociados a instituciones estatales y a oficinas públicas, en ocasiones pueden presentar variaciones en su estructura. Son de carácter formal.
Comerciales: vinculan una comunicación entre las organizaciones y los diferentes proveedores o clientes con los que tienen relación. Son de carácter formal.
Personales: circulan entre personas que se conocen o tienen alguna relación en común, suele admitir un lenguaje más cercano y un poco informal.
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Código: es de manejo interno en la organización.
Lugar de origen y fecha: en el español los meses y días de la semana se escriben en minúscula. Este dato permite el registro temporal, y concede formalidad a la comunicación.
Destinatario: tratamiento o título académico, nombre del destinatario en mayúscula sostenida, cargo, organización y dirección.
Asunto: expresa de manera concreta el tema de la carta. Se deben evitar el uso de artículos (el, la, lo) y preposiciones (para, de, por, entre otras), sobre todo cuando el asunto es largo.
Saludo: se emplean expresiones que otorgan formalidad a la comunicación (apreciada señora, estimado rector). Después del saludo siempre van dos puntos (:).
Mensaje: al ser el principal contenido de la comunicación debe estar organizada en párrafos. La información más importante va al inicio. Se debe desarrollar un solo tema por carta y con una redacción clara y precisa
Despedida: se trata de una fórmula de agradecimiento o de disposición para resolver inquietudes o agregar información, se incluye coma vocativa después (Atentamente, muchas gracias, cordialmente, entre otras).
Firma: esta información le otorga autenticidad a la comunicación. Debe contener el nombre completo en mayúscula sostenida y el cargo
Saber escribir una carta formal en el contexto empresarial permite agilizar una gestión que a veces puede parecer tediosa.
Al tratarse de diversos escenarios en los que se produce, se hace más que necesario redactarla con un especial cuidado en el lenguaje.
Consulta cualquier duda ortográfica en el diccionario de la RAE.
Etiqueta:Escribir una carta, La carta empresarial
